河南省慈善联合总会公文处理规定

第一章 总则

第一条 为使河南省慈善联合总会（以下简称“总会”）公文处理工作更加规范、高效，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）等有关要求，结合本会实际，制定本规定。

第二条 本规定中的公文处理主要包括文件的收文、承办、传阅、拟制、发文以及整理归档。

第二章 收文管理

第三条 签收

总会实行统一收文，由办公室负责统一接收通过网络、传真、电话、直送、邮寄等渠道主送、抄送本会、会领导的公文。

除办公室外的其他部门收到主送、抄送本会的公文，应先转办公室签收，由办公室统一打印《河南省慈善联合总会收文处理笺》，并按程序呈报。

签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应处理措施。

第四条 登记

对公文的主要信息和办理情况应当认真记录。办公室在《河南省慈善联合总会公文接收登记簿》中对公文的主要信息统一登记、编号。主要信息包括：收文日期、来文单位、发文字号、公文标题、紧急程度、密级、主送机关、成文日期、经办人、办理结果等，便于做好公文追踪管理。

第五条 初审

对收到的公文应当进行初审。办公室收到公文后，原则上应在1个工作日内初审完毕。重点审核以下内容：是否应由本会办理；文种、格式是否符合规范；附件是否齐全；涉及具体部门职责范围内的事项是否已经协商等。经初审不符合规定的公文，应及时与来文单位沟通退回或补正，并说明理由。

第六条 承办

（一）对标注有明确部门的公文，收到之日起1个工作日内分送相关部门办理。对阅知性公文，凡标注印发传达范围的，按照规定的范围分送；未标注印发传达范围的，根据公文内容及有关要求合理确定分送范围。

（二）批办性公文一般由办公室按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见。对办理部门明确的公文，由分管办公室副秘书长签报秘书长、分管部门工作的副会长、会长审签后，由承办部门按照要求和时限办理，此类件一般1-2个工作日内办理完毕；对重要批办性公文、办理部门不明确或需要多个部门办理的公文，办公室提出拟办意见，由分管副秘书长签报秘书长、常务副会长和会长审签后，转交有关部门，按照领导批示意见办理，此类件一般2-3个工作日内办理完毕。

办公室应及时将待处理公文交由承办部门负责人，部门负责人因出差或其他原因不能签收的，应交由该部门其他工作人员进行签收、处理。接收承办公文时，接收人员应及时在《河南省慈善联合总会公文接收登记簿》上签字。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，紧急公文应当按照时限要求办结。

第七条 传阅

根据会领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示，一般应当5-7个工作日内传阅完毕，特殊情况可适当延长。需部门传阅的，按照部门依次进行，具体部门原则上应在1个工作日内传阅完毕，并在《河南省慈善联合总会收文处理笺》上签字，及时将传阅文件返还至办公室。办理公文传阅应当严格履行登记，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第八条 催办

办公室要及时跟踪了解公文办理进展情况，承办部门领取文件超过3个工作日无进展反馈的，办公室应进行第一次催办；临近来文单位要求的时限或紧急公文，办公室应每日催办直至办结。

分主办、协办的公文，主办部门应主动与协办部门沟通，协办部门应按办理要求和时限积极支持配合，办理情况由主办部门收集汇总并及时按程序送签。

第九条 答复

公文办理结果应由承办部门及时回复来文单位。因特殊原因不能在规定时限内办理完毕的，应及时向来文单位说明原因。

第三章 发文办理

第十条 拟制原则

本章所指“公文”是指需进行编号的各类公文和需加盖本会公章正式报送、下发的表格、材料等其他资料。

正式公文拟制按照承办部门起草，办公室统一登记，先审签后印发的原则制作。

第十一条 起草

（一）需要正式发文的，承办部门应及时组织起草。公文拟制承办人员起草时，须按照公文要求进行起草，如文种、格式，并拟制《河南省慈善联合总会发文笺》，将有关材料作为附件。

（二）需加盖公章进行报送、下发的材料，承办部门应及时组织起草。承办工作人员办理时，须完整拟制《河南省慈善联合总会内部呈批件》，并将批示办理公文等其他相关材料作为附件。

第十二条 审签

（一）需要正式发文的公文文稿审签前，公文一律先送办公室统一进行文字校对、登记和文号预编，再由承办部门按照副秘书长、秘书长、分管会领导、常务副会长、会长的顺序进行审签。

（二）需加盖公章进行报送、下发的材料须经本部门负责人在《河南省慈善联合总会内部呈批件》上提出明确意见后，按照副秘书长、秘书长、分管会领导、常务副会长、会长的顺序进行审签。

（三）分主办、协办的公文，须经涉及部门的主要负责人同时审签。部门主要负责人因外出等原因在规定时限内不能审签的，可委托本部门其他人员审签并注明。

（四）会领导出差或其他原因不能审签时，公文承办部门可根据发文时限要求，通过发送邮件、微信、电话汇报等方式请相关会领导进行审批，负责请示的工作人员需对领导指示进行注明，并在事后请相关会领导补签。

第十三条 复核

已经签批的公文，印发前由承办部门和办公室负责对公文的审签手续、内容、文种、格式等进行复核。需作修改的，由承办部门予以修改，有实质性修改的应当报原签批人复审。

第十四条 登记

拟发公文按程序审签、复核后，办公室统一在《河南省慈善联合总会发文登记簿》登记编号，承办部门负责人签字确认。

河南省慈善联合总会代字种类主要有：豫慈联文、豫慈联函。

第十五条 印制

办公室负责公文印制工作，公文印制须确保质量和时效。文件印制格式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

第十六条 核发

公文印制完毕后，承办部门和办公室应对公文的内容、文种、格式和印刷质量等进行再次检查，确认无误后，办公室按照发放范围进行发放。如有误，需重印，重印后发放程序同上。

第四章 整理归档

第十七条 归档原则

需要归档的公文及有关材料，应按照档案管理的有关规定和要求，由公文承办部门及时收集、整理，并在公文办结当日自行归档。对国家规定应立卷归档的材料，由办公室按照有关法律规定接收、收集、整理、保管。

第十八条 类别

（一）办公室统一接收的公文原件及审阅单、正式公文草稿及发文笺须在公文办结当日交由办公室进行整理归档。在交还公文原件时，须在《河南省慈善联合总会内部呈批件》上注明办结结果，并在《河南省慈善联合总会公文接收登记簿》上签字。

（二）承办部门办理的公文原则上办结之日转交办公室存档，办公室在每年一月第一个星期内对总会公文进行整理归档。

第五章 附则

第十九条 保密管理

涉密公文严禁通过微信、普通传真、普通快递或其他非涉密网络等方式传递。涉密公文的收发、传阅、复制、归档应在符合保密要求的场所进行。

第二十条 本规定经会长办公会议审议后，于2026年11月1日起正式实施。原《河南省慈善联合总会公文处理管理制度》同时废止。