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河南省慈善总会捐赠服务流程(暂行)

2012-2-8 15:19:57
 

为进一步规范省慈善总会捐赠工作,保护捐赠人、受益人的合法权益,提高捐赠款物使用效率,增强透明度,制定本工作流程。

一、捐赠意向的确认

资源开发部与意向捐赠人进行有效沟通,双方就慈善捐赠事宜达成初步意向。

二、捐赠协议的签定

需要签订捐赠协议的,资源开发部与已达成初步意向的捐赠人以协议的形式明确捐赠财产的种类、数量和用途。捐赠协议一式四份,综合部、项目救助部、资源开发部、总会财务各留存一份。

捐赠财产的种类和用途较为单一,且捐赠人不要求签订捐赠协议的,为方便捐赠人,办理捐赠手续时(如银行汇款),注明用途即可。

三、捐赠财产的接收

资源开发部协助捐赠人按照捐赠协议约定的期限和方式将捐赠财产转交给省慈善总会。

属于资金捐赠的,由总会财务根据协议约定将收到的款项计入相应的财务账目分类中,向捐赠人开具捐赠票据,颁发捐赠证书。总会财务将资金接收信息告知资源开发部,接收项目资金信息告知项目救助部。

属于物资捐赠的,由项目救助部接收入库,登记造册,将物资入库单提交总会财务,并将接收信息告知资源开发部。总会财务根据捐赠协议和物资入库单,向捐赠人开具捐赠票据,颁发捐赠证书。

资源开发部建立相应的捐赠款物接收记录台账。

四、捐赠款物的使用

(一)使用原则

捐赠人明确使用意向的,遵照捐赠人意愿使用,不得擅自改变捐赠款物的用途。如因客观情况确需改变用途的,应征得捐赠人的同意。

捐赠人没有明确使用意向的,将受赠款物用于慈善项目或具有慈善需求的公益机构或困难群众。

(二)拨付程序

项目救助部根据捐赠协议的约定起草捐赠款物使用报告,财务部门审核后报秘书长审批。

属于资金救助的,总会财务在秘书长审批后将捐赠款发放或拨付给受益人。受益人可直接领取救助款的,由项目救助部项目主管协助受益人直接到财务办理捐赠款领取手续。需要财务转账的,总会财务在秘书长审批后2日内,根据项目救助部提供的受益人接收信息,将捐赠款拨付给受益人,并将拨款信息向项目救助部、资源开发部反馈。

属于受托资金捐赠的,由总会财务根据协议约定,报请秘书长审批后直接办理,并将拨付信息告知项目救助部、资源开发部。

属于物资救助的,项目救助部在秘书长审批一周内将捐赠物资拨付给受益人,物资出库单提交总会财务,并告知资源开发部。

(三)拨付时间

受托资金捐赠。一般于一周内将捐赠款拨付受助人。额度较大的,根据捐赠人的意愿视进度分批拨付,首批捐赠款在到账后一周内拨付,剩余款待受助方提交首批资金使用报告后一周内予以拨付。

非定向捐赠和针对总会所设项目的定向捐赠。视总会工作开展和项目进展情况,分期分批拨付。

救灾应急捐赠。总会接收的救灾款物视捐赠情况定期拨付受灾地区,用于灾后重建的款物根据重建进度拨付。对于政府有规定的,按照有关部署统一调拨。

    五、捐赠受益人的回访

救助款物直接拨付给受益人的,项目救助部在物资拨付、财务拨款一周内,通过电话或委托基层慈善会、慈善义工对受益人进行回访,核实捐赠款物是否已足额拨付给受益人。如确认已足额收到,项目救助部督促受益人完善捐赠款物接收凭证,并汇总移交总会财务;如确认仍未收到或未足额收到捐赠款物,项目救助部会同财务人员检查捐赠款物拨付流程,确保款物拨付后的第二周内足额到位,项目救助部汇总款物接收凭证并移交总会财务。

救助款物委托项目实施单位发放的,在项目实施单位反馈信息一周内项目救助部组织回访,并将回访情况告知资源开发部。

项目救助部建立相应的捐赠款物使用记录台账。

六、捐赠信息的公示

资源开发部、项目救助部和财务明确专人负责捐赠信息的内部沟通工作,确保捐赠信息的真实完整,并分别通过河南慈善网和《阳光慈善》杂志向社会公示。财务按照信息公开暂行办法,通过河南慈善网“最新捐赠”、“财务公开”栏目录入和更新捐赠信息;项目救助部负责每月通过“救助公示”、即时通过“援助中心”栏目录入和更新捐赠款物使用情况信息;总会财务和项目救助部每两月将总会的财务收支和慈善救助情况汇总,经秘书长审阅后,在《阳光慈善》杂志、河南慈善网《总会动态》发布。

七、捐赠信息的反馈和查询

资源开发部负责捐赠信息的反馈和查询工作,并建立捐赠信息反馈和查询记录台账。在财务拨款和物资拨付一个月内主动向捐赠人反馈捐赠款物的接收、使用信息,对于捐赠人、受益人通过电话或邮件的查询,应及时如实答复,不得以任何借口和理由隐瞒和推诿。

八、捐赠服务档案的建立健全

每年第一季度,综合部根据捐赠款物接收使用记录台账,收集整理包括款物捐赠协议、捐赠款物资助效果等相关文字、图片资料,分类建立捐赠服务档案。

 

                       二○一一年七月二十二日

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